10 مانع مهم مدیریت زمان

درود! مدیریت زمان صرفا محدود به استفاده از یک دفتر یادداشت روزانه برای ثبت وظایف و قرارهایتان نیست، بلکه مجموعه‌ای از اصول و عادت‌ها و مهارت‌هاست که به کمک آن‌ها می‌توانید کارتان را انجام دهید و سازنده باشید. این مهارت هنر اختصاص دادن زمان مناسب به فعالیت مناسب است و این‌طوری بیشترین بهره را از زمان خود می‌بریم. با ما همراه باشید!

فهرست بلندبالای برنامه کاری باید بپذیریم که همیشه تعداد کارهایی که باید انجام دهیم بیشتر از حد توان ما هستند. برای حل این مشکل کافی است قبل از اینکه هر کاری را در برنامه خود ثبت کنید، زمان مورد نیاز برای به نتیجه رساندن آن کار را مشخص کنید. به‌این‌ترتیب می‌توانید کارها را بر اساس زمانی که به خود اختصاص می‌دهند، در برنامه خود دسته‌بندی کنید.

وقفه‌های بیش از حد این مسئله بدترین دشمن مدیریت زمان است. تماس‌های تلفنی، ملاقات‌های برنامه‌ریزی‌نشده و حواس‌پرتی به‌خاطر مسائل جزئی مهم‌ترین وقفه‌هایی هستند که با آن‌ها مواجه می‌شویم. کار کردن مانند راندن خودروست و هرچه زمان مستمر بیشتری را به کاری اختصاص دهید، نتیجه بهتری خواهید گرفت.

ضعف در اولویت‌بندی برخی از وظایف، مهم هستند، اما فوری نیستند. وظایف خود را بر همین اساس اولویت‌بندی کنید. در فهرست خود ابتدا کارهای فوری را یادداشت کنید و سپس کارهای مهم را. اگر اولویت‌بندی نداشته باشید، ممکن است سرگرم انجام کاری شوید که چندان فوری و مهم نیست.

اهمال‌کاری این یکی از رایج‌ترین مشکلات در مدیریت زمان است. وقتی هریک از کارهای خود را به فردا موکول می‌کنیم، زمان حال و فردای خود را از دست می‌دهیم! وقتی کاری را به تعویق می‌اندازید، به یاد داشته باشید که باید کار دیگری از فهرست کارهای فردا را به روزی دیگر موکول کنید. پیش از همه به کارهای فوری خود رسیدگی کنید. به این فکر کنید که کدام کارها را به فردا موکول می‌کنید و چگونه می‌خواهید فرصت انجام آن‌ها را جبران کنید.

ترس از شکست وقتی از انجام دادن کاری می‌ترسیم، دو مشکل به‌ وجود می‌آید؛ اول اینکه آن را به تأخیر می‌اندازیم و دوم اینکه مدام به آن فکر می‌کنیم و این کار انرژی زیادی از مغز ما می‌گیرد. قانونی طلایی وجود دارد مبنی بر اینکه: «وقتی قرار باشد کاری را به پایان برسانیم، اگر از انجام آن طفره برویم، بیشتر خسته می‌شویم تا اینکه بی‌درنگ انجامش دهیم!» از آنجایی که باید آن کار را انجام دهید، پس در زمان مناسب انجامش دهید.

ضعف سازمان‌دهی این مشکل ممکن است شامل ضعف سازمان‌دهی در تنظیم دستور کار بر اساس فوریت یا ضعف در توزیع مناسب کارها یا ضعف سازمان‌دهی در محیط کارمان باشد. هرچه سازمان‌دهی بیشتری داشته باشید، تمرکز بیشتری خواهید داشت. هرچه تمرکز شما بیشتر باشد، در هر بازه زمانی، بیشتر کار می‌کنید. از همین امروز دست‌به‌کار شوید و زندگی خود را سازمان‌دهی کنید.

ضعف در مسیریابی حساب‌شده چنین مشکلی در هر سازمانی منتهی به نظام کاری متمرکز می‌شود، یعنی ساختاری که در آن قدرت تصمیم‌گیری در اختیار تعداد محدودی از افراد است و سایرین باید کورکورانه از دستورات اطاعت کنند. همچنین ممکن است کارمندان بیش از حد درگیر انجام کارهای معمول و روزانه شوند. اگر در فهرست شما کاری وجود دارد که فرد دیگری می‌تواند آن را انجام دهد، کار را به او محول کنید. اگر کاری وجود دارد که در اولویت نیست، آن را به تأخیر بیندازید. اگر کاری هست که نه فوری است و نه مهم، بی‌درنگ آن را از فهرست خود حذف کنید.

ناتوانی در نه گفتن اگر شهامت کافی برای «نه» گفتن به برخی کارها را نداشته باشیم، به‌سختی می‌توانیم زمان را به‌خوبی مدیریت کنیم. در بسیاری از فرهنگ‌ها، معمولا انتظار نمی‌رود که فرد در پاسخ به انجام کاری نه بگوید. اگر مدام به همه نیازها و خواسته‌ها جواب مثبت بدهید، در نهایت نمی‌توانید هیچ‌کدام از آن‌ها را اجابت کنید. دفعه بعد، پیش از آنکه چالشی را بپذیرید، به این فکر کنید که چقدر زمان دارید و آن را در کدام بخشِ برنامه‌ریزی خود جای خواهید داد.

برنامه‌ریزی بیش از حد برنامه‌ریزی بیش از حد مانع می‌شود که کارهای مدنظرمان را به نتیجه برسانیم. گاهی باید به خودمان بگوییم که برنامه‌ریزی را متوقف و زندگی کن. ما می‌توانیم دقیق‌ترین برنامه‌ها را داشته باشیم، اما باید بتوانیم آنها را عملی کنیم. ناچار هستید که در مقطعی دست از فکر کردن درباره احتمالات بردارید. باید رؤیاپردازی برای آینده را متوقف کنید و برای اقدام دست‌به‌کار شوید. ممکن است هدفتان تغییر کند؛ نیازی نیست بی‌نقص باشد. همین حالا اولین گام را به سوی هدف خود بردارید.

کمال‌گرایی کمال‌گرایی به شکل‌های مختلفی مانع مدیریت کارآمد زمان می‌شود که برخی از آن‌ها عبارت‌اند از: -شما همیشه نمی‌توانید روزهای خود را کاملا مدیریت کنید. بعضی روزها بیش از حد برنامه‌ریزی می‌کنید یا مدت زمان انجام کاری را کمتر از واقعیت تخمین می‌زنید. -لزومی ندارد که هر کاری را بی‌نقص به نتیجه برسانید. -مجبور نیستید هر پروژه‌ای را در یک روز کاری کامل کنید. اشکالی ندارد که برای خود نقطه پایانی در نظر بگیرید. -ممکن است چشم‌اندازی کلی نداشته باشید یا ندانید که نتیجه‌ نهایی باید چگونه باشد. -شاید بترسید که مبادا کارتان را کامل انجام نداده باشید، اما بهتر است این ترس را رها کنید و گام بعدی را بردارید.