10 روش برنامه ریزی بدون خستگی و با اثربخشی بالا

1-( قبل از هر چیز خود را بشناسید) برای این که بتوانید برنامه خوبی بنویسید، باید به خودشناسی برسید. در واقع باید استعدادها و مهارت‌های خود را بشناسید و بر اساس آن برنامه‌ای بنویسید که برایتان قابل‌اجرا باشد. اگر مواردی که در برنامه ریزی روزانه یا برنامه ریزی هفتگی می‌نویسید، انجام آن‌ها از عهده شما خارج باشد، ناامید می‌شوید و دیگر کلا به برنامه عمل نمی‌کنید.

2-( لیست اهداف را بنویسید) در این مرحله باید لیستی از اهداف و کارهای خود را شفاف و دقیق بنویسید، چه اهداف ممکن، چه کارهای دشوار یا حتی غیرممکن. کسی می‌تواند برنامه خوبی برای خود تنظیم کند که دقیقا بداند خواسته‌ها و اهدافش چیست. بعد از این که لیست را نوشتید، حالا کارها را بر اساس شخصی که باید آن‌ها را انجام دهد، تقسیم‌بندی کنید. کدام کارها را خودتان باید انجام دهید؟ چه کارهایی را باید به دیگران بسپارید؟ چه مواردی را باید کلا حذف کنید؟ بعد از این که این تقسیم‌بندی را انجام دادید، لیست شما مرتب‌تر و جمع‌وجورتر می‌شود و کارهای مهم‌تر باقی می‌مانند که باید سراغشان بروید.

3-(کارها را اولویت‌بندی و زمان‌بندی کنید) اقدام بعدی شما برای برنامه ریزی روزانه باید اولویت‌بندی کردن کارها باشد. در واقع باید بر اساس میزان اهمیت و فوریت، کارها را اولویت‌بندی کنید. انجام کارها بر اساس اولویت‌بندی صحیح، باعث می‌شود سریع‌تر پیشرفت کنید. البته حواستان باشد کارهایی را در اولویت بگذارید که عمل کردن به آن‌ها برای شما ممکن است و واقعا زمان و توانش را دارید! بعد از این که فعالیت‌های موردنظرتان را اولویت‌بندی کردید، برای هر کدام زمان تعیین کنید و به زمان‌بندی متعهد باشید. یک نکته مهم در این بین وجود دارد که بعضی افراد با درگیر کردن خود بین کارها که به آن مولتی تسکینگ می‌گویند، عملا راندمان خود را پایین می‌آورند بنابراین اگر اهل این نیستید که همزمان چند کار را باهم انجام دهید، دور چند وظیفه گی را خط بکشید.

از قانون 20 – 80 استفاده کنید این قانون مدیریت زمان می‌گوید: ۸۰ درصد موفقیت‌هایی که به دست می‌آورید، حاصل ۲۰ درصد از فعالیت‌های شماست. برای نوشتن برنامه روزانه از این قانون استفاده کنید. در واقع آن ۲۰ درصد کارها را پیدا کنید، در اولویت بگذارید و زمان بیش‌تری را به آن‌ها اختصاص دهید.

4- (محدودیت‌ها را با راهکار بنویسید) زمانی می‌توانید برنامه خوب و قابل‌اجرایی بنویسید که محدودیت‌ها و موانع را نیز در نظر بگیرید. در واقع باید پیش‌بینی کنید مشکلات سر راه شما چیست تا بتوانید در برخورد با مشکلات عملکرد مناسبی داشته باشید. حالا باید چه کار کنید؟ لیستی از محدودیت‌ها را بنویسید و در مقابل هر کدام از محدودیت‌ها و موانع، راهکارهایی که به ذهنتان می‌رسد را هم بنویسید تا بدانید در مواجهه با آن‌ها باید چه عملکردی داشته باشید. برای مثال برای یک پروژه n تومان در نظر گرفتید. اگر هزینه پروژه 2n تومان شد باید چه کنید؟ وقتی از قبل به این مسائل فکر کنید، باعث می‌شود هنگام مواجهه غافلگیر و مضطرب نشوید.

5- کارهای مهم را برای آخر وقت نگذارید (قورباغه خود را نوش جان کنید) در این مورد یک کتابی هم وجود دارد به نام قورباغه‌ات را قورت بده! در واقع باید کارهای مهم و کارهایی که سخت هستند و خیلی دوست ندارید سراغشان بروید و از آن‌ها فرار می‌کنید را در نظر بگیرید و همان آغاز روز سراغ این کارها بروید. باید انجام این کارها در اولویت برنامه ریزی روزانه شما باشد. اگر اول روز را با انجام کارهای ساده و غیرمهم شروع کنید، دیگر انرژی و زمانی برایتان نمی‌ماند که سراغ کارهای مهم‌تر و سخت‌تر بروید. ذهن آدم‌ها اصولا آن‌ها را سراغ کارهای راحت می‌فرستد که گول بخورند و با خودشان فکر کنند بالاخره کاری انجام دادم و مفید بودم؛ اما شما گول ذهنتان را نخورید و سعی کنید اول کارهای مهم و سخت را انجام دهید.

6-( زمانی را برای استراحت و تفریح در نظر بگیرید) ذهن ما بدون استراحت نمی‌تواند از تمام ظرفیت خود برای تمرکز استفاده کند. البته اگر بدون استراحت کردن و بی‌وقفه کار کنید، نه تنها ذهن شما دیگر یاری نمی‌کند، بلکه جسمتان هم خسته و فرسوده می‌شود. شما دستگاه‌های تولیدی صنعتی در کارخانه نیستید که بدون استراحت کار کنید، انسان هستید و نیاز به استراحت دارید. حتما زمانی را برای آرامش و استراحت در نظر بگیرید و تفریحات موردعلاقه‌تان را انجام دهید. برنامه را طوری تنظیم نکنید که مدام کار کنید، چون در طولانی‌مدت آسیب‌های جدی به روح و جسم شما وارد می‌شود. در زمان استراحت هم سعی کنید خیلی سراغ شبکه‌های اجتماعی نروید یا اگر هم سراغ گوشی رفتید زود کنار بگذارید، چون خیلی اوقات شبکه‌های اجتماعی ذهن شما را خسته‌تر می‌کنند و انرژی‌تان را می‌بلعند!

7- (به خودتان پاداش بدهید) اگر توانستید برنامه‌های خود را به‌خوبی پیش ببرید و به اهدافتان برسید، به خودتان جایزه و پاداش بدهید. نیازی هم نیست جایزه بزرگ و گران‌قیمتی باشد. جایزه‌های کوچکی که خوشحال‌تان می‌کند کافیست؛ حتی خوردن یک بستنی یا دیدن فیلم. به این طریق برنامه ریزی روزانه شما بدون آن‌که کسل شوید اجرا می‌شود و برای انجام کارهایتان انگیزه می‌گیرید.

8- (در آخر روز برنامه را تحلیل کنید) در آخر روز حتما فعالیت‌هایی که آن روز انجام داده‌اید را بررسی کنید و ببینید که کدام کارها انجام شده؟ کدام انجام نشده؟ چرا انجام نشده؟ چه مشکل و مانعی وجود داشته؟ همه موارد را تحلیل کنید تا به اشتباهات خود و همچنین کارهای مثبت و خوبی که در فرآیند نوشتن و اجرای برنامه انجام داده‌اید، پی ببرید. به این طریق از انجام مجدد اشتباهات پرهیز می‌کنید و زمان بیش‌تری را به کارهایی که موفقیت‌آمیز بوده‌اند اختصاص می‌دهید.

9-( زمان‌های تلف شده را حساب کنید) همه ما در طول روز زمان‌هایی را تلف می‌کنیم که گاهی این زمان‌های تلف شده، بدون این که خودمان هم چندان متوجه باشیم، خیلی زیاد می‌شود. مثلا وسط کار گوشی را برمی‌داریم تا ۱۰ دقیقه در اینستاگرام بچرخیم و دوباره برگردیم سرکارمان؛ اما به خودمان می‌آییم و متوجه می‌شویم ۲ ساعت گذشته است. برای این که برنامه ریزی روزانه موفقی داشته باشید، یادداشت کنید که در طول روز چقدر وقتتان هدر می‌رود و این زمان را صرف چه کارهایی می‌کنید. وقتی نسبت به این موارد آگاه باشید، می‌توانید بهتر مدیریت زمان کنید.

10-(توانایی و انرژی همه یکسان نیست) همان‌طور که قبلا هم اشاره کردیم باید با توجه به توانایی‌های خودتان برنامه بنویسید. نمی‌شود برای همه یک برنامه را تجویز کرد! آدم‌ها با هم فرق دارند و توانایی‌ها و میزان انرژی هیچ شخصی با دیگری یکسان نیست. ظرفیت و توانایی خودتان را بسنجید و ببینید چه زمانی از شبانه‌روز بیش‌ترین میزان انرژی را دارید، به‌قولی مورنینگ پرسن هستید یا نایت پرسن و… خلاصه بر اساس توانایی و انرژی خود برنامه مناسبی تنظیم کنید.

(این اشتباهات را در برنامه ریزی روزانه انجام ندهید) از موارد زیر در برنامه ریزی روزانه جدا خودداری کنید: مکتوب نکردن برنامه (عده‌ای به اشتباه فکر می‌کنند نیازی به نوشتن برنامه ندارند و همه چیز را در ذهنشان ثبت می‌کنند.) کمال‌گرایی افراطی قرار دادن کارهای بیش از حد در برنامه عدم اولویت‌بندی مناسب تنبلی و اهمال‌کاری عدم توانایی در نه گفتن (اگر نه گفتن را یاد نگیرید نمی‌توانید برنامه‌تان را پیش ببرید.) انجام همه کارها توسط خودتان تخمین نادرست و غیرمنطقی زمان انجام کارها